Coordonnateur / Coordonnatrice de la gestion des documents

PAL Aerospace est fière de s'associer à SkyAlyne, le maître d'œuvre du programme de formation aérienne future (FAcT), la prochaine initiative de formation du Canada pour l'Aviation royale canadienne (ARC). Ce programme transformateur redéfinira la façon dont le Canada forme ses pilotes, ses officiers des systèmes de combat aérien (ACSO) et ses opérateurs de capteurs électroniques aéroportés (AES Op) grâce à un mélange puissant de vol en direct, de simulation avancée et d'enseignement en classe.

Chez PAL Aerospace, vous ferez partie d'une équipe où votre expertise est valorisée, le développement de votre carrière est soutenu et vos contributions auront un impact durable.

PAL Aerospace recherche un coordonnateur ou une coordonnatrice de la gestion des documents d'expérience pour soutenir le programme FAcT et les initiatives de performance ministérielles, de préférence basé dans notre bureau d'Ottawa, ON. Ce rôle est responsable de superviser la création, la configuration, l'organisation et la maintenance des documents du programme afin d'assurer la cohérence, l'exactitude et la conformité aux normes internes et contractuelles. Ce rôle joue un rôle essentiel dans le soutien de l'efficacité opérationnelle grâce à une gestion efficace du cycle de vie des documents et à la gouvernance de l'information.

Devoirs et responsabilités :

• Concevoir et maintenir des modèles de documents normalisés pour assurer la cohérence entre les services.
• Développer et formater des documents en conformité avec les normes organisationnelles et les exigences du programme.
• Configurer les propriétés des documents et les métadonnées pour faciliter la recherche et la catégorisation.
• Examiner et réviser les documents pour en assurer la clarté, l'exactitude et la conformité aux directives de formatage.
• Établir et appliquer des conventions de nommage pour rationaliser la récupération des documents et le contrôle des versions.
• S'assurer que tous les documents suivent les flux de travail d'approbation établis et sont dûment autorisés avant leur publication.
• Organiser et gérer les fichiers et dossiers numériques pour faciliter l'accès, la sécurité et la conformité réglementaire.
• Mettre en œuvre et maintenir un système de numérotation systématique des documents pour assurer la traçabilité et le contrôle des versions.
• Gérer et contrôler la documentation interne et externe.
• Distribuer les documents au personnel concerné.
• Récupérer les documents à la demande des employés.
• Assurer la liaison avec les parties prenantes internes et externes.
• Maintenir la confidentialité des informations sensibles.
• Préparer des rapports sur l'avancement du développement des documents.
• Développer des processus, former et aider les membres de l'équipe aux procédures et outils de contrôle des documents.
• Préparer des rapports d'étape pour suivre les jalons du projet et assurer la conformité avec les directives équivalentes du programme.
• Autres tâches assignées.

Exigences :

• Diplômé d'un programme postsecondaire en contrôle de documents / soutien aux entreprises, et/ou au moins 4 ans d'expérience dans un poste de contrôle de documents.
• Compétences avancées dans MS Word (contrôles de contenu, métadonnées, macros, documents maîtres, contrôles de contenu, thèmes, champs et composants rapides, etc.).
• De bonnes compétences en communication verbale sont essentielles pour interagir avec les clients, les usagers et le personnel.
• D'excellentes compétences en communication écrite sont également importantes.
• Connaissance des procédures et des normes de gestion de documents.
• Expérience dans la création de structures de fichiers et de conventions de nommage pour des programmes complexes.
• Capacité à suivre les procédures et les processus.
• Réactivité et souci du détail.
• Familiarité avec la gestion de projets.
• Connaissance intermédiaire d'Excel et connaissance avancée de SharePoint.
• Familiarité avec les systèmes de gestion de documents électroniques (SGDE).
• Compétences avancées en révision.
• La familiarité avec la norme ISO 2009:2015 est un atout.

Responsabilités en matière de sécurité :

Le titulaire doit être en mesure d'obtenir le niveau requis d'habilitation de sécurité du personnel du gouvernement du Canada.

Ce que PAL Aerospace vous offre :

• Privilèges de voyage personnels avec PAL et accords interlignes avec d'autres compagnies aériennes.
• Programmes d'aide aux employés et à leur famille.
• Avantages sociaux complets comprenant l'assurance médicale, dentaire, vision et vie.
• Régime de retraite à cotisations déterminées.
• Régime d'achat d'actions des employés.
• Programme d'aide aux frais de scolarité des employés.
• Opportunités de croissance.
• Jours PAL entre Noël et le Nouvel An.

PAL Aerospace s'engage à favoriser un milieu de travail inclusif qui célèbre et encourage la diversité, l'équité et l'inclusion, où les individus sont reconnus, soutenus et respectés.

Les candidats de tous horizons sont encouragés à postuler.

Seuls les candidats sélectionnés pour une entrevue seront contactés. Merci.